Kelola Acara & Peserta

Di halaman kelola peserta kamu bisa melihat daftar lengkap peserta beserta status pembayaran dan check-in mereka, nama, dan nomor registrasi.

Kamu juga bisa mengeluarkan peserta tertentu dan memilih cara pengembalian dananya masing-masing.

Bisa. Matikan "Tampilkan peserta ke semua orang" di form aktivitas. Setelah itu daftar peserta hanya bisa dibuka olehmu, staf yang punya akses peserta atau check-in, dan instruktur yang mengajar kelas itu. Orang lain, termasuk peserta aktivitas itu sendiri, tidak melihat nama maupun foto siapa pun yang ikut, di halaman aktivitas ataupun di daftar peserta, juga setelah aktivitasnya selesai.

Secara bawaan peserta ditampilkan ke semua orang, dan pengaturan ini bisa kamu ubah kapan saja sampai acara dimulai.

Lewat tombol pengaturan di halaman chat acara, kamu bisa membatasi chat hanya untuk host, atau membukanya agar peserta ikut mengobrol.

Pengaturan ini terpisah dari "Tampilkan peserta ke semua orang", jadi bisa dikombinasikan sesukamu.

Fitur ini (bawaannya aktif) memungkinkan peserta mengirim slotnya ke orang lain lewat chat sebelum acara dimulai. Kamu bisa mematikannya di Pengaturan Lanjutan. Peserta yang memesan untuk beberapa orang juga bisa mengirim sebagian spot saja dan tetap ikut; ini sudah ada di web, dan di aplikasi menyusul di pembaruan berikutnya.

Sebagai host, kamu selalu bisa mengundang peserta baru dengan slot tanpa pembayaran tambahan dari penerima, bahkan saat transfer slot peserta sedang dimatikan.

Tonton video tutorialnya di sini: https://youtu.be/ePOMrZ9BgsE?si=rDtesUDhfrnvTjvu

Di daftar peserta, keluarkan peserta dan pilih cara pengembalian biayanya: ke Saldo KUYY peserta, sebagai Reschedule Pass, atau tanpa pengembalian.

Untuk refund ke saldo, pilihan bawaannya Refund penuh: peserta menerima kembali yang dia bayar di luar biaya admin. Pilih Jumlah custom kalau kamu ingin mengisi jumlah per peserta, minimal Rp10.000 dan paling banyak harga aktivitas ditambah add-on; berapa pun yang kamu isi, refund tidak pernah melebihi yang dibayar peserta di luar biaya admin. Pilihan Refund penuh ada di web dan di pembaruan aplikasi terbaru; di aplikasi versi sebelumnya kamu langsung mengisi jumlahnya.

Kalau satu booking berisi beberapa orang, kamu bisa mengeluarkan satu teman saja tanpa mengeluarkan pemesannya: di daftar peserta, pilih Keluarkan kursi [nama] untuk teman itu. Pilih Refund ke saldo, yaitu Refund penuh untuk bagian kursi itu di luar biaya admin atau Jumlah custom (minimal Rp10.000, kecuali bagian kursinya lebih kecil), yang masuk ke Saldo KUYY pemesan, atau Tanpa refund. Kursinya lalu terbuka untuk orang lain. Ini bisa dilakukan sampai aktivitas dimulai, untuk teman yang belum check-in. Kursi yang dibayar dengan pass hanya bisa dikembalikan bersama seluruh booking, dan kursi yang dibayar di luar KUYY hanya bisa dikeluarkan tanpa refund lewat KUYY. Fitur ini sudah ada di web; di aplikasi menyusul di pembaruan berikutnya.

Peserta yang dikeluarkan menerima notifikasi dan email (plus WhatsApp kalau acaranya mengirim invoice lewat WhatsApp) dan otomatis keluar dari grup chat acara. Mengeluarkan bukan memblokir: orang itu masih bisa mendaftar lagi. Untuk mencegahnya, blokir akunnya.

Buka acaramu lalu pilih Lihat Formulir (web) atau Lihat Jawaban Formulir (aplikasi), lalu tekan Unduh Excel untuk mendapat file .xlsx. Di aplikasi, tombolnya adalah ikon unduh: pembaruan aplikasi terbaru memberi file Excel, sedangkan versi sebelumnya memberi file CSV. Ini gratis untuk semua host, bukan fitur Premium.

Satu baris per peserta berisi username, semua jawaban formulir, status, nilai transaksi, pendapatan host, tanggal gabung, pass, add-on, refund, dan nomor registrasi, ditutup baris Summary Total. Di aplikasi filenya keluar lewat menu berbagi ponsel, bukan ke folder unduhan.

Di web, aktivitas dengan lebih dari 1.000 pendaftaran tidak langsung terunduh: kami menyiapkan filenya dan mengirim tautannya ke email kamu, jadi halamannya boleh ditutup. File dihapus 24 jam setelah dibuat; setelah itu unduh lagi dari halaman aktivitas. Lebih dari 10.000 baris tidak bisa diunduh dalam satu file; hubungi CS KUYY.

Unduh Excel di halaman formulir berisi peserta satu acara dan terbuka untuk semua host. Laporan Peserta merekap seluruh pesertamu dalam satu bulan: kontak, jumlah join, belanja bersih, dan pass yang masih aktif.

Laporan bulanan butuh Premium. Di web ada di halaman Peserta lewat tombol Unduh Laporan, dan kamu memilih Format file Excel atau PDF (PDF memuat logo dan nama akunmu); di aplikasi ada di Analitik bagian Laporan dan turun sebagai Excel mulai pembaruan aplikasi berikutnya (versi saat ini memberi CSV). Di dashboard web, kartu Laporan di Analitik tab Ringkasan (paket Business) juga mengunduh laporan ini bersama laporan lain seperti Rekap Penjualan dan Payroll staf, untuk Per bulan, Kemarin, 7 hari terakhir, atau rentang Kustom pilihanmu sampai 366 hari.

Di dashboard web, buka Analitik, tab Ringkasan. Kartu Channel booking memecah booking di periode yang dipilih menurut tempat peserta mendaftar: Website kamu, Website KUYY, Aplikasi KUYY, Aplikasi partner (seperti BCA dan GoPay), OTS, Lainnya, dan Tidak tercatat. Tiap baris menampilkan jumlah booking, orang, dan penjualan, plus porsi booking dari website kamu sendiri. Analitik ini bagian dari paket Business, dan staf perlu akses pendapatan di analitik untuk melihatnya.

Channel mulai dicatat sejak 14 Oktober 2026, jadi booking sebelum tanggal itu tampil sebagai Tidak tercatat. Penjualan per channel adalah uang yang dibayar setelah biaya dan refund; booking gratis atau yang dibayar penuh dengan pass dihitung 0. Lainnya mencakup peserta yang kamu tambahkan sendiri, misalnya lewat impor.

Tidak ada peran co-host per acara: satu aktivitas selalu punya tepat satu host. Yang tersedia adalah Staf, dan itu berlaku untuk seluruh akunmu, bukan untuk satu acara saja.

Undang orang lain dari halaman Staf dengan tipe Operasional dan salah satu peran: Front Desk, Supervisor, Manajer, Keuangan, atau Marketing. Undangan dikirim ke emailnya; setelah dia menerimanya sambil masuk dengan email yang sama, dia tetap memakai akunnya sendiri dan bisa berpindah ke studiomu untuk bekerja sesuai perannya. Gunakan email staf itu sendiri: email akun studiomu tidak bisa dipakai untuk data staf, termasuk instruktur. Kalau kamu sendiri ikut mengajar, kamu sudah menjadi host kelasmu. Staf adalah fitur Business.

Staf dibagi dua tipe. Instruktur untuk yang mengajar atau melatih peserta, seperti instruktur, coach, atau personal trainer. Operasional untuk tim yang membantumu mengelola studio lewat dashboard, dengan lima peran: Front Desk, Supervisor (dulu bernama Admin), Manajer, Keuangan, dan Marketing.

Front Desk: check-in, chat kelas, peserta dan pendaftaran di tempat, mengeluarkan peserta beserta refund-nya, mengubah pass milik peserta (sisa kuota dan masa berlaku), unduhan, serta melihat aktivitas, pass, dan uang tunai yang dia terima sendiri hari itu. Supervisor: semua tugas Front Desk, ditambah mengelola aktivitas, pass, tim dan akses, fee, profil studio dan website, dan semua catatan uang tunai, serta melihat kinerja, penjualan, dan transaksi; tanpa slip gaji dan saldo. Manajer: semua yang bisa dilakukan Supervisor, ditambah slip gaji dan saldo. Keuangan: fee, slip gaji, saldo, refund, unduhan, dan uang tunai, serta melihat peserta, penjualan, dan transaksi. Marketing: mengelola aktivitas, pass, chat kelas, dan profil studio, serta melihat kinerja.

Di atas peran itu, kamu bisa menambah atau mengurangi akses tiap orang di tab Akses pada data stafnya; Kembalikan semua ke peran menghapus penyesuaian itu. Ada batasnya: penjualan, transaksi, dan saldo tidak bisa dibuka untuk Front Desk dan Marketing, dan akses uang tunai selalu mengikuti peran. Staf yang boleh mengelola tim hanya bisa memberi akses yang dia punya sendiri, jadi Supervisor tidak bisa mengundang atau mengubah Manajer maupun Keuangan, dan tidak ada yang bisa mengubah data atau aksesnya sendiri.

Beberapa hal hanya bisa dilakukan olehmu sebagai pemilik akun dan tidak bisa diberikan ke staf: menutup akun, mengubah langganan, mengelola rekening bank dan PIN, mengganti email login dan nomor telepon, menghubungkan aplikasi AI, mengelola cabang, dan mengirim saldo ke pengguna lain. Karena PIN hanya milik pemilik, penarikan saldo saat ini juga hanya bisa diselesaikan dari akun pemilik, walaupun peran stafnya punya akses saldo. Tab Aktivitas di halaman Staf, yang hanya terlihat olehmu, mencatat undangan, perubahan peran dan akses, serta penghapusan staf selama setahun.

Staf Operasional menjawab undangan dari notifikasinya di KUYY dengan Terima atau Tolak, atau lewat tautan di email, sambil masuk dengan akun yang emailnya sama dengan undangan. Kalau undangan ditolak, kamu mendapat notifikasi dan bisa mengundangnya lagi nanti. Selama belum diterima, statusnya Undangan tertunda (di aplikasi: Diundang). Mereka tetap memakai akunnya sendiri dan masuk ke studiomu lewat Ganti Akun, bagian Studio. Kalau langganan Business-mu berakhir, akses staf berhenti sementara tanpa ada data yang terhapus, dan kembali saat kamu berlangganan Business lagi.

Tipe Instruktur berbeda: jabatannya bebas kamu ketik, dan orangnya langsung aktif, jadi bisa langsung kamu tugaskan ke aktivitas dan dihitung fee-nya. Instruktur juga menerima undangan lewat email dan notifikasi KUYY; kalau menerimanya, dia bisa masuk dengan akunnya sendiri untuk melihat kelas yang dia ajar, check-in peserta di kelas itu, ikut chat kelasnya, dan melihat slip gajinya. Instruktur tidak mendapat akses ke dashboard studiomu.

Instruktur yang ditugaskan di sebuah kelas mendapat notifikasi setiap ada peserta yang bergabung atau keluar dari kelas itu, tanpa perlu akses Peserta. Kalau aktivitas dibatalkan, olehmu maupun otomatis (Batal Otomatis, atau kelas Studio Sync yang dibatalkan sistem), staf yang ditugaskan di aktivitas itu juga menerima email pembatalan.

Tonton video tutorialnya di sini: https://youtu.be/iMisgWNxD8Y?si=NV7Ho6F1Asl4hPu8

Struktur fee diatur di tab Fee pada halaman Staf. Ada dua tipe: Fee tetap (Fixed), yang nilainya sama berapa pun jumlah peserta, dan Fee bertingkat (Ranged), yang menyesuaikan jumlah peserta. Contohnya 1 sampai 10 peserta Rp100.000, lalu 11 sampai 50 peserta Rp150.000.

Untuk fee bertingkat, semua rentang harus tersambung tanpa celah. KUYY menandai kalau ada jumlah peserta yang belum tercakup, jadi perbaiki dulu sebelum menyimpannya.

Setelah struktur fee siap, buka aktivitasnya, masuk ke bagian Staff, pilih instruktur yang mengajar, lalu pilih fee yang berlaku. Sejak itu honornya terhitung otomatis setiap kali kelas berjalan.

Untuk membayarkannya, pakai tab Slip Gaji di halaman Staf: pilih periode, tinjau instruktur dan aktivitasnya, tambahkan penyesuaian kalau perlu, lalu Tinjau dan kirim. Tiap instruktur menerima PDF-nya sendiri lewat email, dan setiap baris aktivitas di emailnya menyebut jumlah pesertanya. Setiap pengiriman tercatat di riwayat tab Slip Gaji (periode, total, tanggal kirim), dan dari sana slip tiap instruktur bisa dilihat dan diunduh ulang persis seperti yang dikirim. Kalau perlu, periode yang sama boleh dikirim ulang dan tercatat sebagai pengiriman baru. Untuk rekap bulanannya, ada Unduh Laporan di halaman Staf yang turun sebagai file Excel. Selain kamu, staf berperan Manajer dan Keuangan juga bisa mengirim slip gaji, dan instruktur yang sudah menerima undangan bisa melihat slip gajinya sendiri di Pengaturan, Studio saya (di web ada di bagian Hosting, di bawah Pusat Host). Staf dan fee adalah fitur paket Business.

Tonton video tutorialnya di sini: https://youtu.be/iMisgWNxD8Y?si=NV7Ho6F1Asl4hPu8

Bisa, sampai 24 jam setelah kelas berakhir. Buka aktivitasnya dan ubah susunan instrukturnya: ganti orangnya, tambah instruktur kedua, atau keluarkan yang tidak jadi mengajar, masing-masing dengan fee yang berlaku. Instruktur yang dikeluarkan tidak masuk payroll kelas itu.

Lewat 24 jam, susunan instruktur tidak bisa lagi diubah dari web dan aplikasi, dan fee-nya masuk ke slip gaji periode itu. Di halaman Staf, fee kelas tersebut ditandai Sementara sampai 7 hari setelah kelas berakhir.

Branch menghubungkan beberapa akun KUYY menjadi satu jaringan, supaya pass yang kamu buat di akun utama bisa dipakai juga di akun cabang. Peserta cukup punya satu pass, dan pass itu berlaku di semua cabangmu.

Tambahkan cabang lewat Add Branch di halaman Branch, lalu undang akunnya dengan email. Undangannya harus diterima dulu: selama belum, statusnya PENDING; setelah diterima statusnya menjadi BRANCH, sementara akunmu ditandai MAIN.

Strukturnya satu tingkat. Semua cabang tertaut ke akun utama dan hanya akun utama yang bisa mengelolanya. Sebuah cabang tidak bisa menambahkan cabang lain di bawahnya.

Saat membuat pass atau voucher, kolom Berlaku di (Valid at) menentukan cabang mana saja yang menerimanya, semua cabang atau hanya sebagian. Kalau sebuah cabang kamu keluarkan dari jaringan, pass lintas cabang tidak bisa lagi dipakai di sana.

Akun utama juga bisa melihat Analitik tiap cabang aktif di dashboard web: buka Analitik, lalu ganti pilihan Menampilkan dari Akun saya ke nama cabangnya. Semua tab dan unduhan laporan ikut menampilkan data cabang itu, dalam zona waktu dan mata uang cabang tersebut. Aksesnya satu arah: cabang tidak bisa melihat analitik akun utama atau cabang lain, dan dengan menerima undangan, cabang mengizinkan akun utama melihat analitiknya. Cabangnya juga harus memakai paket Business: cabang tanpa Business tampil terkunci di pilihan itu.

Branch adalah fitur paket Business.

Tonton video tutorialnya di sini: https://youtu.be/iMisgWNxD8Y?si=NV7Ho6F1Asl4hPu8

Dari aplikasi: buka aktivitasnya, lalu pilih Lihat Jawaban Formulir. Jawaban berupa foto tampil sebagai gambar yang bisa kamu ketuk untuk memperbesar dan mengunduh, termasuk opsi mengunduh semua gambar sekaligus.

Dari web: buka aktivitasnya, klik menu "...", lalu pilih Lihat Formulir. Foto tampil sebagaimana mestinya di sana, lengkap dengan opsi mengunduh semuanya sekaligus.

File yang kamu unduh (Excel, atau CSV di aplikasi versi sebelum pembaruan terbaru) berisi tautan ke fotonya, bukan gambarnya. Untuk melihat fotonya, gunakan salah satu dari dua tampilan di atas.

Menambah pertanyaan baru aman dilakukan kapan saja. Peserta yang sudah mendaftar sebelumnya akan kosong di kolom pertanyaan baru itu.

Menghapus Pertanyaan Kustom yang sudah tersimpan juga aman. Kalau sudah ada yang menjawabnya, pertanyaan itu tidak lagi ditanyakan ke pendaftar baru, tapi jawaban lamanya tetap tersimpan di bawah pertanyaannya sendiri dan tetap ada di file Excel; yang belum dijawab siapa pun benar-benar terhapus. Jawaban menempel pada pertanyaannya, bukan pada urutannya, jadi menghapus pertanyaan di tengah daftar tidak memindahkan jawaban ke pertanyaan lain.

Pertanyaan Umum dari katalog KUYY bisa dihapus dengan cara yang sama di dashboard web: hilangkan centangnya saat mengedit aktivitas lalu simpan. Kalau sudah ada yang menjawab, jawabannya tetap tersimpan; kalau belum, pertanyaannya terhapus. Nama dan Email selalu ada. Di aplikasi, Pertanyaan Umum yang sudah tersimpan terkunci, jadi hapus lewat dashboard web.

Mengubah teks Pertanyaan Kustom yang sudah dijawab membuatnya menjadi pertanyaan baru: jawaban lama tetap tersimpan di bawah judul lamanya, dan pendaftar berikutnya menjawab judul yang baru. Pertanyaan yang belum dijawab siapa pun langsung berubah di tempatnya.

Tipe Pertanyaan Kustom bisa diganti lewat ikon di sebelah kiri pertanyaannya, dan berlaku sama seperti mengubah teksnya: kalau sudah ada yang menjawab, jawaban lama tetap tersimpan di bawah pertanyaan dengan tipe lamanya dan pendaftar berikutnya menjawab tipe yang baru; kalau belum ada yang menjawab, tipenya langsung berubah.

Kalau kamu mengubah formulir saat ada yang sedang mendaftar, kiriman pendaftarannya ditolak dan tidak ada yang tersimpan. Peserta melihat pesan "Host baru saja mengubah formulir pendaftaran. Periksa lagi jawabanmu, lalu kirim ulang.", dan di web formulir terbuka lagi dengan jawabannya tetap di pertanyaan yang sama (dicocokkan lewat pertanyaannya, jadi pertanyaan baru atau yang diubah kata-katanya dibiarkan kosong). Peserta memeriksanya lalu mengirim ulang. Di aplikasi, ini hadir di pembaruan aplikasi berikutnya.

Belum bisa. Peserta tidak punya cara untuk membuka kembali dan mengubah jawaban yang sudah dikirim, dan mendaftar ulang tidak memunculkan formulirnya lagi.

Kalau ada koreksi, minta peserta memberitahukannya langsung kepadamu sebagai host, lalu catat sendiri perubahannya.

Catatan untuk pemesanan rombongan: kalau orang yang sama memesan lagi di aktivitas itu, jawaban pertamanya yang tetap dipakai. Lewat web, data teman-teman baru di pemesanan kedua tetap diminta dan disimpan; lewat aplikasi formulirnya tidak ditanyakan lagi, jadi data teman di pemesanan kedua tidak terkumpul.

Waiver adalah pernyataan tanggung jawab yang disetujui peserta sebelum bergabung. Kamu mengaturnya sekali di Pengaturan → Waiver, dan otomatis berlaku untuk semua aktivitas yang kamu selenggarakan, bukan diatur per aktivitas.

Peserta menandatanganinya setelah mengisi formulir pendaftaran dan sebelum pembayaran, lewat layar tanda tangan. Cukup sekali per host. TAPI setiap kali kamu mengubah isi waiver-nya, semua orang akan diminta menandatangani ulang.

Untuk melihat siapa saja yang sudah menandatangani, buka daftar peserta sebuah aktivitas: setiap peserta yang sudah menandatangani ditandai "Waiver ditandatangani" beserta tanggalnya, dan tombol unduh di sebelahnya menyimpan waiver bertanda tangannya sebagai PDF (isi yang ditandatangani, tanda tangan, dan waktunya). Staf perlu akses peserta untuk melihatnya dan akses kelola peserta untuk mengunduh.

Pada pendaftaran di tempat (OTS), waiver muncul kalau kamu memakai dashboard web, tapi tidak muncul di aplikasi.

Invoice selalu dikirim lewat email. Opsi "Kirim invoice ke peserta" di form aktivitas menambahkan pengiriman lewat WhatsApp.

Biayanya Rp1.500 sekali per transaksi yang berhasil, dan secara bawaan dibayar peserta sebagai baris "WhatsApp Fee" di tagihannya. Kalau kamu menyalakan Biaya admin & WhatsApp ditanggung host, biaya ini ikut kamu tanggung di aktivitas yang kamu buat setelah itu: peserta tidak melihat barisnya, dan biayanya dipotong dari pendapatanmu.

Untuk aktivitas gratis opsi ini tidak berpengaruh, karena tidak ada transaksi yang menjadi dasar penagihannya; di web opsinya otomatis dimatikan.

Peserta juga perlu punya nomor telepon di akunnya. WhatsApp dikirim ke nomor yang sudah peserta verifikasi lewat OTP; kalau belum verifikasi, ke nomor di profilnya, dan nomor profil hanya dipakai kalau ditulis sebagai nomor ponsel Indonesia (diawali 08) atau lengkap dengan kode negara. Kalau nomornya kosong atau tidak bisa dibaca, WhatsApp tidak terkirim dan invoice tetap dikirim lewat email seperti biasa.

Selain invoice, WhatsApp juga dipakai untuk memberi tahu peserta saat aktivitas dibatalkan dan saat peserta dikeluarkan dari aktivitas. Pengingat acara dan pengumuman tidak dikirim lewat WhatsApp.

Tonton video tutorialnya di sini: https://youtu.be/RIcq_NTXtxA?si=Kl8u704512ct8bN8

Ada dua pengingat otomatis, dan waktunya sudah ditetapkan sistem. Host tidak bisa mengubahnya.

24 jam sebelum acara mulai: peserta menerima notifikasi di ponsel dan email pengingat.

30 menit sebelum acara mulai: peserta menerima notifikasi di ponsel saja, mengingatkan untuk menyiapkan e-tiket.

Untuk acara berulang, ada satu notifikasi tambahan: sehari setelah sebuah sesi, pesertanya diajak ikut sesi berikutnya. Kalau kamu ingin mengabari peserta di waktu lain, kirim pesan di chat aktivitas; setiap pesan masuk sebagai notifikasi ke anggota chat. Host Premium juga bisa menyebut @all untuk mengirim pengumuman yang ikut terkirim lewat email.

Kalau kamu mengubah jam atau lokasi acara, peserta yang terdaftar menerima notifikasi di ponsel dan email berisi jadwal atau lokasi barunya. Email ini tetap terkirim walaupun peserta membisukan chat atau berhenti berlangganan email pengumuman, dan untuk perubahan seluruh seri acara berulang tiap peserta menerima satu email, bukan satu per sesi. Perubahan lain hanya dikirim sebagai notifikasi di ponsel, dan tidak ada yang dikirim lewat WhatsApp.

Bisa, lewat Impor Peserta. Buka acaramu, lalu pilih Impor Peserta dari menu. Unduh dulu templatenya dari halaman itu, isi, lalu unggah kembali.

Kolom template harus persis sama, baik jumlah maupun namanya: Username, Email, lalu satu kolom untuk setiap pertanyaan formulir pendaftaranmu, berurutan. Kalau tidak cocok, unggahan ditolak. Template-nya file Excel; unggah kembali sebagai Excel atau CSV.

Peserta dicocokkan lewat username dulu, baru email. Kalau emailnya belum terdaftar di KUYY, akun tamu akan dibuat otomatis untuk orang itu. Jadi mereka tidak wajib punya akun lebih dulu.

Untuk peserta yang membawa rombongan, tulis orang yang sama di beberapa baris sesuai jumlah orangnya. Impor hanya tersedia untuk host, dan tidak bisa dipakai kalau acara sudah penuh, dibatalkan, atau selesai.

Kalau kamu ingin memberi satu orang yang sudah punya akun KUYY tempat gratis, pakai Kirim Activity Pass dari menu acaramu. Orangnya perlu menerima kiriman itu, lalu bergabung tanpa bayar. Impor Peserta berbeda dengan Registrasi On the Spot (OTS): Impor untuk banyak orang sekaligus lewat CSV tanpa pembayaran, OTS untuk satu orang di tempat berikut pembayarannya saat itu.

Impor Peserta memasukkan orang ke SATU acara. Untuk memindahkan seluruh member beserta sisa pass mereka dari sistem lain, pakai Impor member di halaman Peserta (lihat pertanyaan berikutnya).

Pakai Impor member di halaman Peserta (di aplikasi: ikon unggah di kanan atas halaman Peserta). Unduh templatenya dulu; di dashboard web bahasanya mengikuti bahasa dashboard-mu, dan file berbahasa Indonesia maupun Inggris sama-sama bisa diunggah. Isinya empat sheet: Member yang kamu isi, Contoh berisi contoh baris yang sudah terisi (hanya ilustrasi, tidak ikut diimpor), Paket berisi daftar paketmu, dan Petunjuk (di template bahasa Inggris: Members, Example, Packages, Instructions). Isi satu baris per member per paket: Nama, Email, No HP, Paket (persis seperti di sheet Paket), Sisa Sesi, Berlaku Sampai (format YYYY-MM-DD), Username, dan Catatan.

Pilih filenya (.xlsx atau .csv) dan KUYY menampilkan pratinjau tiap baris: siap, perlu dicek, atau error, beserta alasannya, plus ringkasan berapa akun baru, akun yang sudah ada, dan pass yang akan dibuat. Belum ada yang tersimpan sampai kamu menekan Impor. Kalau ada satu baris error saja, seluruh file ditolak; perbaiki baris itu lalu pilih filenya lagi. Warning tidak menghalangi.

Email menentukan akunnya. Email yang belum terdaftar dibuatkan akun dengan nama dan nomor telepon dari sheet; email yang sudah punya akun KUYY tidak diubah sama sekali, pass-nya saja yang ditambahkan. Dua anak dengan satu email orang tua ditulis sebagai dua baris dengan email yang sama. Sisa sesi boleh melebihi kuota paket (misalnya 14 pada paket 12x) dan diimpor apa adanya; kosong atau 0 berarti akunnya dibuat tanpa pass. Paket dengan satu grup kuota cukup diisi angka biasa. Paket dengan beberapa grup di Kuota per Tag diisi per grup dengan koma di antaranya, misalnya toddler:4, junior+teen:2 (tanda + menggabungkan beberapa tag dalam satu grup). Username boleh dikosongkan dan hanya dipakai untuk akun baru: 5 sampai 26 huruf atau angka, boleh dipisah satu titik atau garis bawah; kalau kosong, KUYY yang membuatkan. Akun yang sudah ada tetap memakai username-nya sendiri.

Pass hasil impor bekerja persis seperti pass yang dibeli di KUYY dan bisa kamu ubah kuotanya dari tab Pemilik Pass. Bedanya hanya di laporan: nilainya Rp 0 di Analitik dan laporan pendapatan, karena uangnya diterima di sistem lama. Tidak ada notifikasi ke member; beri tahu mereka untuk masuk ke KUYY dengan email yang kamu isi, pass-nya ada di Pass Saya.

Tab Riwayat menampilkan semua impor yang pernah dilakukan, dan sebuah impor bisa dibatalkan: pass yang belum dipakai dihapus, akun tetap ada, pass yang sudah dipakai tetap tercatat. Satu file maksimal 1.000 baris dan 5 MB. Impor member adalah fitur paket Business.

Acara hanya bisa dihapus setelah dibatalkan atau sudah selesai. Jadi kalau acaranya masih terjadwal, batalkan dulu. Pembatalan inilah yang memberi tahu peserta dan memproses pengembalian dana.

Di menu acara, pilihannya akan tertulis Batalkan Aktivitas selama acara masih berjalan, lalu berubah menjadi Hapus Aktivitas setelah acara dibatalkan atau selesai.

Acara yang dihapus hilang dari semua daftar, tapi riwayat transaksinya tetap tersimpan di sistem.

Chat Channel adalah saluran siaran ke semua pengikutmu, cara mengabari mereka sekaligus tanpa membuat grup satu per satu. Fitur ini butuh KUYY Premium.

Buat lewat halaman profilmu sendiri, tombol Buat Chat Channel. Setiap akun hanya bisa punya satu channel, dan namanya dibuat otomatis dari namamu serta tidak bisa diubah.

Saat dibuat, semua pengikutmu langsung dimasukkan. Setelah itu siapa pun yang mengikutimu otomatis bergabung, dan yang berhenti mengikuti otomatis keluar. Tidak ada cara lain untuk bergabung.

Channel bisa dibalas dua arah oleh anggotanya. Pesan biasa di channel tidak mengirim notifikasi ke pengikut; menyebut @all mengirim pengumuman yang ikut terkirim lewat email ke anggota yang tidak membisukan channel atau berhenti berlangganan email-nya.

Buka Pengaturan → FAQ (di aplikasi: Pengaturan Host → FAQ), tekan Tambah pertanyaan, lalu isi Pertanyaan dan Jawaban. Setiap pertanyaan disimpan sendiri-sendiri. Kamu bisa menulis sampai 20 pertanyaan, maksimal 200 karakter untuk pertanyaan dan 1.500 karakter untuk jawaban, dan tautan di jawaban bisa diklik peserta. Urutannya bisa kamu seret dan langsung tersimpan. FAQ gratis untuk semua paket.

Peserta membukanya lewat tombol FAQ di profilmu (setelah Pass Aktivitas), FAQ host di halaman aktivitasmu, dan ikon tanda tanya di kepala chat pribadi denganmu. 3 pertanyaan teratas juga muncul sebagai Pertanyaan cepat saat seseorang mulai chat denganmu, jadi taruh yang paling sering ditanyakan di atas. Selama FAQ-mu kosong, semua tombol itu tidak terlihat peserta; di profilmu sendiri tombol FAQ selalu ada dan membuka editornya.

Staf dengan akses kelola pengaturan bisa ikut mengubahnya, sedangkan yang hanya punya akses lihat bisa membacanya saja. Pertanyaan dan jawaban disaring seperti judul dan deskripsi aktivitas, jadi teks yang berisi kata yang tidak diizinkan ditolak.

Dokumen adalah berkas pribadi yang kamu kirim ke satu peserta: rapor bulanan, sertifikat, hasil evaluasi, atau foto dan hasil scan. Kirimnya dari dashboard web: buka menu Peserta, tekan Unggah dokumen, lalu isi Periode (misalnya "Rapor September 2026"). Teks itu menjadi awalan judul setiap dokumen. Pilih file, boleh banyak sekaligus, atau seret file ke dalam jendelanya.

Setiap file dicocokkan otomatis ke peserta dari nama filenya, jadi periksa dulu kolom Peserta sebelum mengirim. Baris yang belum terisi harus kamu pilih sendiri lewat pencarian nama, email, atau nomor HP, dan status Cek berarti tebakannya mirip tapi belum pasti. Judulnya sendiri dibuat dari Periode dan nama peserta, bukan dari nama file, dan masih bisa kamu ketik ulang per baris. Tekan Kirim, dan kalau ada file yang gagal, file lain tetap terkirim dan yang gagal bisa dikirim ulang dari jendela yang sama.

Untuk satu peserta saja, buka profilnya dari daftar Peserta, gulir ke bagian Dokumen, lalu tekan Unggah dokumen. Di bagian yang sama kamu bisa menghapus dokumen yang sudah terkirim, dan begitu dihapus dokumennya langsung hilang dari halaman peserta.

Mengirim dokumen adalah fitur paket Business. Di paket Gratis dan Premium, tombol Unggah dokumen menjelaskan bahwa dokumen adalah fitur Business, dengan tombol untuk melihat paket Business. Kalau langganan Business-mu berakhir, dokumen yang sudah terkirim tetap bisa dibuka peserta dan tetap bisa kamu hapus; yang berhenti hanya mengirim dokumen baru.

Jenis file yang diterima hanya PDF, JPG, PNG, dan WebP, dengan ukuran maksimal 10 MB per file dan maksimal 200 file sekali unggah. Jenis file dikenali dari isinya, bukan dari nama filenya, jadi mengganti ekstensi tidak membantu.

Kalau file PDF-mu ditolak, biasanya ukurannya lebih dari 10 MB, atau file itu sebenarnya bukan PDF, misalnya hasil "save as" dari halaman web. Buka dulu filenya untuk memastikan, lalu simpan ulang sebagai PDF atau gambar.

Kalau yang tidak muncul justru nama pesertanya, pencarian di jendela unggah hanya mengambil dari daftar Peserta-mu. Dokumen cuma bisa dikirim ke orang yang pernah ikut aktivitasmu, dengan status going atau sudah check-in, atau yang memegang pass darimu. Orang yang mendaftar tapi belum membayar belum terhitung, dan nama lain akan ditolak dengan pesan bahwa akun itu bukan pesertamu.

Dua batas lain yang sering menahan orang: satu dokumen selalu ditujukan ke satu peserta, jadi untuk banyak orang kamu unggah satu file per orang, dan file yang sudah terkirim tidak bisa diganti isinya. Hapus dulu, lalu unggah ulang.

Buka salah satu aktivitas di grup itu, pilih Edit, lalu Edit Variasi. Di sana kamu bisa mengubah urutan (tersimpan langsung), menambah variasi baru yang masuk di urutan terakhir, atau mengetuk baris variasi lain untuk membuka dan mengeditnya langsung. Tombol Kembali mengembalikanmu ke editor semula.

Sebelum menghapus, perhatikan ini: membatalkan variasi yang sudah punya peserta memproses refund ke mereka sekaligus mengeluarkan aktivitas itu dari grup. Variasi yang belum punya peserta sama sekali bisa dihapus tanpa pembatalan.

Tidak ada cara mengeluarkan sebuah variasi dari grup tanpa membatalkannya, dan variasi tidak bisa dipindahkan ke grup lain. Aktivitas yang sedang kamu edit juga tidak punya tombol batal di layar Edit Variasi; pembatalannya lewat halaman detail aktivitas itu, yang menyediakan pilihan bentuk refund.

Dua aktivitas yang sudah tayang terpisah tidak bisa digabung menjadi satu grup. Grup terbentuk saat kamu menekan Buat Semua Aktivitas, dan setelah itu hanya bisa ditambah lewat Edit Variasi. Perlu diingat juga, mengubah satu variasi tidak mengubah variasi lain di grup yang sama.

Bisa, lewat Asisten AI, fitur paket Business untuk host di Indonesia. Hubungkan akun KUYY-mu ke Claude atau ChatGPT, lalu tanya dengan bahasamu sendiri, misalnya bagaimana penjualan bulan ini atau siapa yang booking kelas besok. Hanya pemilik akun yang bisa menghubungkan; akun staf tidak bisa. Kalau akunmu belum Business, KUYY menawarkan upgrade saat kamu mencoba menghubungkan.

Cara menghubungkan: di Claude buka Settings > Connectors, cari KUYY di direktori konektor, lalu pilih Connect. Kalau KUYY tidak muncul di direktori, pilih Add custom connector dan tempel URL server https://mcp.kuyy.app/mcp. Di ChatGPT buka Settings > Apps & Connectors, lalu tambahkan konektor dengan URL server yang sama. KUYY terbuka dan menunjukkan apa yang diminta aplikasinya; pilih Masuk untuk mengizinkan, lalu masuk dengan akun bisnis yang kamu hubungkan. Permintaan koneksi berlaku 10 menit, dan kamu masuk lagi setiap kali menghubungkan.

Aplikasi AI bisa membaca: penjualan dan analitik, siapa yang booking tiap aktivitas (hanya nama dan status booking), riwayat saldo dan penarikan dengan nomor rekening disamarkan, stafmu beserta kelas yang mereka ajar dan bayarannya, serta paket, kode promo, dan flash sale. Aplikasi juga bisa membuat dan mengubah draf website KUYY-mu, serta membuat, mengubah, dan menghapus draf aktivitasmu, sekali jalan maupun berulang, lengkap dengan harga, staf, dan pertanyaan pendaftaran. Misalnya, tempel jadwal kelas mingguanmu dan minta aplikasi membuatkan aktivitasnya. Untuk foto website atau aktivitas, minta aplikasinya memberi tautan unggah: buka tautannya di HP atau komputer, pilih sampai 10 foto (JPG, PNG, atau WebP), lalu kembali ke aplikasi AI. Tautannya berlaku 15 menit, dan fotonya baru tampil setelah draf yang memakainya kamu publikasikan. Draf website baru tampil setelah kamu publikasikan di website builder; draf aktivitas menunggu di Jadwal > Draf sampai kamu publikasikan. Draf aktivitas baru bervisibilitas Publik kecuali kamu minta Pengikut atau Khusus undangan. Aplikasi tidak bisa mengubah hal lain: tidak bisa booking, membatalkan, refund, menarik saldo, mengubah aktivitas yang sudah terbit, atau memublikasikan apa pun, dan tidak bisa menghapus website-mu. Aplikasi juga tidak melihat nomor telepon, email, jawaban formulir, maupun dokumen peserta dan stafmu. Laporan lengkap diunduh langsung dari dasbor KUYY, tidak lewat aplikasi AI.

Semua aplikasi yang terhubung ada di Pusat Host > Pengaturan > Asisten AI di dashboard web, dan di Pengaturan Host > Asisten AI di aplikasi KUYY versi terbaru, lengkap dengan kapan dihubungkan dan terakhir dipakai. Putuskan dari sana dan aplikasinya langsung berhenti membaca datamu. Aplikasi yang terhubung sebelum ada fitur draf tetap hanya baca, atau belum bisa membuat draf aktivitas, sampai kamu menghubungkannya lagi. Maksimal 5 aplikasi bisa terhubung sekaligus, dan koneksi yang tidak dipakai selama 30 hari akan memintamu menghubungkan lagi.

Panduan lengkapnya, dengan contoh pertanyaan, ada di sini: https://kuyy.id/business/ai-apps

Peserta yang memegang kursi di aktivitasmu bisa melaporkan masalah booking-nya sampai pembayaran ke host berjalan (3 jam setelah aktivitas selesai). Laporan membuka ruang chat antara kamu dan peserta, dengan label Laporan di daftar chat. Staf dengan akses chat ikut membalas atas nama akunmu.

Selama laporan masih terbuka, pembayaran untuk seluruh aktivitas itu ditahan. Di Saldo dan Ringkasan muncul keterangan pembayaran ditahan beserta tautan ke laporannya. Pembayaran berjalan otomatis setelah laporan terakhir ditutup.

Dari ruang laporan kamu bisa me-refund peserta ke Saldo KUYY-nya (penuh atau sebagian) atau memberi Reschedule Pass sebelum pembayaran berjalan. Reschedule Pass, atau refund penuh sebelum aktivitas selesai, juga membatalkan booking-nya dan melepas kursinya. Booking yang dibayar sebagian dengan pass hanya bisa di-refund penuh.

Kalau masalahnya sudah beres, ketuk Tandai selesai; peserta yang mengonfirmasi, dan tanpa jawaban dalam 3 hari laporan ditutup otomatis. Kamu juga bisa memanggil tim KUYY kapan saja lewat Panggil KUYY, dan tim KUYY ikut masuk otomatis kalau laporan masih terbuka setelah 3 hari.

Tanggapi laporan dalam 3 hari. Untuk laporan yang dibuat sejak 20 Oktober 2026, kalau kamu sama sekali tidak menanggapinya dalam 3 hari (tidak membalas, tidak menandai selesai, tidak me-refund, dan tidak memanggil KUYY), peserta otomatis di-refund penuh ke Saldo KUYY-nya dan tim KUYY bergabung ke ruang laporan. Selama itu ruang laporan menampilkan batas waktunya. Satu balasan sudah cukup untuk mencegahnya. Ini tidak berlaku untuk laporan keamanan.

Kalau kursi itu sudah dibayarkan ke kamu saat checkout (pencairan lebih awal), refund diambil dari Saldo KUYY-mu dan tidak pernah membuat saldomu minus: kalau saldonya kurang, refund tidak bisa diproses.